Examen D 'Écriture Et De Traitement De La Correspondance

Il s' agit des documents auxquels il faut répondre et qui sont soumis au contrôle et à l 'inspection en temps voulu, conformément aux délais prescrits.Demande de suivi de la correspondance d'urgence; priorité accordée à la communication importante; suivi régulier de la correspondance générale.Prévenir l 'arriéré et les retards.La mise en place d'un système de catalyse est une mesure importante pour éviter les retards, résorber l'arriéré de documents, surmonter la bureaucratie, accélérer le fonctionnement des documents et améliorer l'efficacité du fonctionnement des organes.

Il y a en général deux types de communications:

Le premier est un appel interne.Les principaux éléments sont les suivants: les documents envoyés à l'organe par l'organe de tutelle, en particulier les rappels pour qu'il y réponde en temps voulu; les rappels adressés aux organes parallèles ou non affiliés pour qu'ils se mettent en rapport avec l'organe de négociation; les rappels adressés à l'organe par le chef de L'organe de tutelle pour qu'il lui communique les documents d'information; et les rappels adressés par l'organe de tutelle pour qu'il réponde aux documents.

Le deuxième est un catalyseur extérieur.Il s'agit essentiellement de catalyser les documents qui, en parallèle ou en parallèle, appellent une réponse de l'autre partie.

Le travail de catalyseur devrait porter sur les points suivants:

1) la portée du catalyseur doit être précisée.Qu 'il s' agisse de catalyseurs internes ou externes, il ne s' agit que des documents qui doivent être catalogués, et non de toutes les communications.

2) la mise en œuvre sera facilitée.Parce que c'est officiel.TraitementL 'un de ces systèmes est un élément important de la réception et doit donc être maintenu.Le chef de l'Autorité devrait également s'enquérir personnellement de certaines communications urgentes particulièrement importantes; même pour les pièces d'urgence ordinaires, les pièces de rechange devraient être prises en charge par le secrétariat ou par une personne désignée à cet effet.

3) Création et renforcement des structures organisationnelles du Secrétariat de la correspondance.En règle générale, dans les organes plus petits, où le nombre de communications est relativement faible et où l 'Organisation est relativement simple, le personnel de secrétariat du Bureau peut être chargé de l' action de catalyse, tandis que dans les grands organes, où le nombre de communications est relativement élevé et la complexité des structures institutionnelles, on pourrait envisager la création d 'un organe et d' un personnel spécialisés dans le Catalogue général, et les départements pourraient désigner un fonctionnaire chargé de la coordination.

Le processus de catalyse devrait être souple, selon les circonstances, sous la forme de catalyseurs oraux, téléphoniques et écrits, notamment:

1) au sein de l 'organe, des rappels peuvent être adressés en personne, dans la mesure du possible, par des catalyseurs, pour obtenir des informations sur l' Organisation de la correspondance, et des rappels oraux peuvent également être adressés aux chefs de département ou aux personnes concernées.

2) un organe extérieur, par l 'intermédiaire d' un catalyseur, peut demander par téléphone à l 'unité ou au contractant ou par courrier électronique, par lettre de rappel, par lettre de rappel, etc.

3) Si, pour faciliterInformationLorsque le fonctionnaire chargé de la réception et de l 'expédition des documents est également chargé du catalyse de la correspondance, il est possible d' utiliser le registre des récépissés pour enregistrer les documents qu 'il est tenu d' établir, indiquer l 'heure de l' exécution, donner un numéro de réponse dès qu 'une réponse a été reçue, puis suivre l' évolution de la procédure en procédant à des contrôles réguliers du Registre.Pour certaines grandes autorités, en raison du nombre relativement élevé de documents qu 'elles ont formés dans le cadre de leurs travaux, les constituants peuvent envisager d' utiliser des registres ou des formulaires de rappel (voir tableaux 11 à 8) pour enregistrer les documents qui doivent être catalogués au cas par cas, de sorte que, lorsqu 'ils sont remplis, les documents puissent être classés selon le calendrier d' exécution ou l 'unité d' exécution.DocumentationPour faciliter l 'inspection, il est possible de remplir le formulaire de catalyseur et de l' extraire et de le placer ailleurs.

Le travail de catalyse de la correspondance, bien qu 'il ait suscité l' intérêt de nombreux services, a permis de mettre en place et de perfectionner des systèmes de catalyse qui, dans certains cas, exigent que les départements et services reçoivent les documents urgents en temps voulu (dans un délai de deux à trois jours ou une semaine), que le puits réponde aux observations ou aux résultats des services concernés et que la correspondance générale soit achevée dans un délai d 'un demi - mois.D 'une manière générale, le travail de catalyse de la correspondance s' est intensifié par rapport au passé, mais il reste des problèmes à résoudre, notamment:

1) Certains services n 'accordent pas suffisamment d' attention au travail de catalyse de la correspondance et manquent de systèmes solides et de mesures appropriées.Il n 'y a pas beaucoup de travail de catalyse pour la correspondance.

2) en ce qui concerne les documents qui doivent être traités dans les plus brefs délais, l'absence de certains documents pendant un ou deux mois, voire six mois, a entraîné des pertes et des conséquences inutiles du fait de la longueur des documents « fermés» et « fichés».

3) dans certains cas, les chefs d 'entreprise ou les gestionnaires n' ont pas tenu compte des principaux faits ou résultats dans les fichiers de traitement des documents.Dans certains cas, il s' agit simplement d 'écrire simplement et en termes généraux le mot « fait », de savoir comment et quand, et de ne pas savoir exactement ce qu' il en est, ce qui rend difficile la vérification ultérieure des documents.