いくつかの一般的なビジネス文書の書き方とテクニック

   公文書とは何ですか。

公文書とは、公務文書の略称であり、国家機関が行政管理の過程で公務を処理するために規定の形式で作成した書面である。公文書の種類は主に命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、要請、返事、意見、手紙、会議紀要を含む。

各種企業において、指す公文書は一般的にビジネス公文書は、主に紹介報告、伺い、議事録、作業計画の要点、会社及び製品の紹介、手紙、演説原稿、実行可能性報告、仕事の総括、市場調査報告、説明などに分けられる

　公文書作成の手順と方法

公文書の作成手順と方法は一般的な文章の作成方法とほぼ似ているが、公文書の性質、役割、その作成要求の違いにより、作成時に特に注意しなければならない問題もある。

　　よく使われるビジネス文書のいくつか

　　に請い求める

伺いとは、部下が上司に決断、指示、または承認事項を要求するために使用する承認文書である。

　伺いの特徴

一、的確性。重要な決定、重要な意思決定、人事手配などの問題、仕事で遭遇した新しい問題、新しい状況、克服できない困難など、その単位の権限の範囲内で決定できない重大な事項だけが、「指示を仰ぐ」ことができます。上司に指示、決断または回答、承認を仰ぐ。したがって、「指示を仰ぐ」には強い目標があります。

二、承認性を呈する。伺いは的確な上文であり、上級指導者は上申した伺い事項に対して、同意するかどうかにかかわらず、明確な「返事」を与えなければならない。

三、単一性。一文にすべきことを示してください。一般的には受文指導者を1人書くだけで、他の指導者に同時に提出する必要があっても、CC形式でしか書くことができません。

四、時効性。請示は当部門の現在の仕事中に現れた状況と問題に対して、上級部門の指示、許可の公文書を求めて、もしタイムリーに出すことができれば、問題をタイムリーに解決することができます。

　伺いの分類

内容、性質によって、以下の3種類に分けてください。

一、指示的な指示を求める。

二、承認性要請。

三、ロット移動性の要請。

　　お伺いの構造、内容、書き方

ヘッダ、本文、末尾の3つの部分から構成され、その各部分のフォーマット、内容、書き方は以下の通りである：

　　一、首。主にタイトルと送信機関の2つの項目の内容が含まれています。

1、タイトル。お伺いするタイトルには、一般的に2つの書き方があります。1つは、発文機関名、事由、文種で構成されています。「****グループの****についてのお伺い」のように、もう1つは事と文種で構成されています。

2、文の指導を受ける。1つの指示は1つの指示を受けることしかできず、多くの指示を仰ぐことはできません。

二、本文、その構造は一般的に先頭、主体、結語から構成される。

1、始め。主に指示を仰ぐ理由を説明する。

2、テーマ。主に請願事項を説明し、それは上級機関に提出した具体的な要請であり、この部分の内容は単一で、一つのことだけを請求するべきである。

3、結語。別の段落では、その慣用語として「当否、指示を仰ぐ」、「妥当かどうか、返事を仰ぐ」、「以上の指示を仰ぐ場合、承認を仰ぐ」、「以上の指示を仰ぐ場合、承認を仰ぐ」、または「以上の指示に不適切がなければ、各部門に承認して実行してもらう」がある。

　三、尾部、その主要な構造は落款と成文時間の2つの部分である。

注意すべき点を示す

一、一文一事の原則。

二、材料は真実であり、指導者の承認を得るために状況を虚構してはならない。

三、理由は十分で、指示事項は明確である。

　四、語気が穏やかで、親切で、上司の重視を引き起こす。

レポート作成

報告は部下が上司に仕事を報告し、状況を反映し、意見や提案を提出し、質問に答える陳述的な上り公文書である。

「報告」は陳述的な文体である。書く時は真実な材料を主な内容とし、概括的に述べることを主な表現方法としなければならない。「報告」は行政公文書の上り文種であり、「報告」を書く目的は上司に自分の職場の状況を把握させ、自分の職場の仕事の状況と要求を理解させ、上司がタイムリーに支持を与え、上司の機関に問題を処理し、仕事を配置したり、ある意思決定をしたりするために根拠を提供することである。「下意上達」は報告書を作成する目的である。だから報告書の内容は事実を並べることを主とし、具体的な状況を客観的に反映し、議論と説明を多用しないで、表現方法は要約を主として、語気は婉曲で、謙虚で、指示的な言語を使うべきではありません。

レポートの特徴：

一、報告の目的：上司に仕事、状況、提案、返答などを報告するため、それはまっすぐではない

依頼を受けた上級機関は報告書の質問に正面から回答するため、伺い事項を持たないことは、伺いとの重要な違いの1つです。

二、報告書には一般的に提案や意見を出さない。ある分野や一部の部門で報告書に提出された提案や意見を貫徹する必要がある場合は、上級機関が関連部門に許可を得て貫徹・実行することを提案することができ、報告書は承認されると、ロット文書の添付ファイルとして発行され、その権威性はロット機関に依存したり、付属したりする。

三、報告書は内容的に「伺い」のように「一文一事」の要求がなく、それは一つの公文書の中でいくつかのことを総合的に報告することができ、階層構造は比較的に複雑である。

四、報告書は部下から上級へのフィードバック情報に広く使用され、上下機関の縦方向の連絡を疎通する重要な形式である。上司に適時に仕事を報告し、問題を反映し、提案を提出することは、下級機関が履行しなければならない仕事制度でもある。

　レポートの種類

報告書の種類と内容には、報告性報告書、回答性報告書、報告性報告書、定例作業報告書がある。

書き方

報告書の構造は一般的にタイトル、受文指導者、本文、落款、成文時間から構成されており、以下にいくつかの報告書の書き方を紹介する

　　一、報告性報告

報告性報告は主に部下が上司に仕事を報告し、状況を反映する報告であり、一般的に2種類に分けられる：

1、総合報告。この報告書は、当社が一定の段階まで仕事をして、仕事の全面的な状況について上司に報告書を書いたものです。その内容には、仕事の進捗状況、成績や問題、経験や教訓、今後の仕事に対する意見やアドバイスが含まれています。この報告書の特徴は全面的で、概括的で、洗練されている。

2、特別報告書。この報告書は、ある仕事の中のある問題に対して、上司に書かれた報告書です。

　　二、回答性報告

このレポートは、上司や経営陣からの質問やいくつかの要求に対して作成されたレポートです。このレポートでは、質問以外の質問や状況には触れずに、何を質問して何を答えるかが求められています。

　三、報告性報告

報告性報告は主に下級から上級に文書、物件を報告するための報告である。一般的には、書類や物件を届ける根拠や目的、書類や物件に関することを一言二言で説明します。

四、定例業務報告

定例勤務報告書は部下から上司へ、仕事のために定期的に上司に書かれた報告書である。例えば、財務報告書、費用支出報告書など。

　　公告

公告は企業内、外に重要な事項を宣言するための公文書である。

　公告の書き方

公告は厳粛で厳粛な公文書で、その内容は比較的に単一で、紙幅は比較的に短く、表現は単刀直入で、言語は簡潔で明快である。

　一、タイトル。

公告タイトルには、発文機関、事由、文種を含む完全なタイトル、第二に、発文機関と文種以上の2つは、政府機関に多く用いられる、「公告」のような文種だけがあり、タイトルの下には、公告に応じて個別に番号を付けることができる場合がある。

二、本文

本文は一般的に主旨と説明から構成される。

主旨は単独で段を作り、短い一言でこの公告の主題内容をまとめた。

公告根拠、公告事項を説明する。末尾には一般的に「ここに公告する」を結語として用います。

三、落款及び期日

公告日はタイトルの下に表示されているものもあれば、公告の最後に表示することもできます。重要な公告落款所には発文単位を明記するほか、発文場所を明記しなければならない。

　　議事録

議事録は、会議の状況及び議事決定事項を記載、伝達するための文書である。それは各機関、企業、事業体が開催する仕事会議、座談会、シンポジウムなどの重要な会議に用いられる。

議事録は会議の基本状況、会議の成果、会議の議事事項を記載することを通じて、会議の精神を総合的に概括して反映し、会議の参加者に統一的に認識させ、会議の後に組織の展開の根拠を全面的に如実に伝達する。同時に「会議紀要」は多くの行文を行うことができ、報告、下達及び同級機関と交流する役割を持っている。

　　議事録の書き方

議事録は一般的に首、本文、尾の3つの部分から構成されている。その各部の執筆要件は次のとおりです。

一、首。このセクションの主な項目はタイトルです。議事録の最初には成文時間などの項目がある。議事録のタイトルは通常、会議名と文種で構成されている。「**************************************************************

二、本文。議事録の本文構造は前文、主体の2つの部分から構成されている。

1、はじめに。まず、説明会議の名前、時間、場所、司会者、主要議題、参加者、会議形式、会議の主要な成果を要約します。

2、主体。それは会議の重要な核心内容であり、主に会議の状況と会議の結果を記載し、書く時は中心議題をしっかりと中心にして、会議の基本精神、特に会議形成の決定、決議を正確に表現することに注意しなければならない。会議で議論されている問題や異なる意見については、如実に反映しなければならない。

三、尾部。署名と成文時間の2つの内容が含まれています。

電子公文書

ネットワーク化の発展に伴い、公文書はE-mailによる検閲によって伝統的なオフィスモデルに革命的な変化が起きているが、現在、国内にはオンライン公文書検閲を実現するソフトウェアが不足しており、文書はコピーされたり、改竄されたりしやすく、企業のオフィス方式はまだ本格的にペーパーレス化を実現することができない。

　　電子公文書の書き方

電子公文書は主として主題、事項または添付ファイルの落款から構成される。

一、受取単位/人

二、写し単位/人

三、テーマ。に匹敵公文書のタイトルは、「***についての伺い」、「****レポートについて」のようになっています。

四、事項。公文書の主な内容は、発文目的、事項など（日常の公文書協力方法と一致）を含み、関連文書や報告書などを提供する場合、添付ファイル方式で送信することができる（明記）。

五、落款。署名と成文時間

提出手続きは直属指導者に提出するのが望ましい。