기업 문서 관리 폴더 관리 및 분류

문서관리는 자신의 방을 정리하는 것과 마찬가지로 질서 정연하지 않고 편하게 쓰면 된다고 한다.

그러나 당신은 복잡하고 무질서한 창고에서 한 단락을 찾아본 적이 있습니까? 문제가 닥칠 때까지 기다려야만 문서관리의 중요성을 느낄 수 있습니까?

간단한 폴더를 몇 개 나눠서 서류 이름을 몇 개 지어도 오케이.

문서를 빨리 찾을 수 있도록 여러 차원의 파일 분류는 필수적이다.

기존의 해결 방안으로 폴더를 구분하고 파일 태그 설정을 통해 가장 흔히 볼 수 있는 관리방법이다.

· 폴더 시스템

우리는 일반적으로 육안으로 정보를 찾기 때문에 분류수와 각 분류의 정보조수가 균형을 맞춰야 하며, 적을수록 좋다.

폴더를 또렷한 순서를 배열하고 효율적인 자분류나무를 설계하고, 동시에 4층을 넘어서는 안 된다.

폴더의 분류 정리는 원칙적으로 문서 유형에 따라 분류를 나누고 문서량이 크므로 날짜, 대상에 따라 2급 분류할 수 있다.

모든 압축 파일의 전자 문서를 모두 유일하게, 가장 짧은 압축 목록을 찾을 수 있도록 합니다.

디렉터리 명칭은 업무 대상과 날짜 정보에 따라 구성될 수 있다.

동시에 구체적인 폴더는 아래의 원칙에 부합하는 것이 가장 좋다

1.MECE 의 원칙 ——각 디렉토리 간 가능한 한 서로 독립 (Mutually Exclusive) 교차 없이 겹쳐지지 않고 모든 디렉터리가 완전한 수단을 다하고 있다.

서로 다른 디렉토리 사이의 경계가 분명하고 적절하고 긴밀함을 보증한다.

같은 파일이 같은 디렉터리에 속하는 것을 최대한 피하고, 어떤 파일이 방치되지 않도록 할 수 있다.

완전히 궁핍할 때 서류 저장소 분포를 고려해야 한다.

2.

편의성 원칙인 디렉터리 구조는 반드시 자신의 사용 습관에 부합하여 찾아보기 편리하다.

3.

안정성 원칙인 전체 디렉터리는 상대적으로 안정적이며 자주 변화하지 않을 것이다.

4.

안전성 원칙인 디렉터리 분류는 권한 관리에 편리해야 한다.

명명 은 마찬가지로 경솔하게 정해서는 안 되고, 응당 된다

1.

간단하고 알기 쉬운 명명은 통속적이어서 알기 쉽고, 가능한 한 생소한 글자사를 피하는 것이 좋다.

2.

반복되는 것은 피하기 위해 다른 상급 폴더와 완전히 이름을 중첩하거나 일부 명칭이 겹치는 것을 피하는 것이다.

3.

기호 규범화 ———특수 기호를 사용하지 않도록 하세요.

특수 부호에 대해서는 통일 의미 용도가 필요합니다. 예를 들어 '' @ '연결 표시' 가 처리된 디렉터리를 표시합니다.

4.

숫자 정렬 —— 지정 순서에 따라 배열된 디렉터리 구조에 따라 파일 이름 앞에 추가된 숫자 / 시간 / 번호 등 번호를 표시할 수 있습니다.

임시 문서에 대해서는 적당한 위치에 임시 폴더를 세워 각종 보관하기 편리하다

.

임시 폴더의 파일은 정기적으로 정리해야 한다.

보관해야 할 때에 각 종류의 고정 폴더로 이동하고, 남겨두지 않는 것은 제때에 삭제한다.

· 라벨 시스템

Google은 일반적으로 검색 정보에 의존하여 검색엔진에 보유한 자료를 상세할수록 좋습니다.

탭의 의미는 검색엔진에 가능한 많은 정보를 제공할 수 있으며 빠른 위치로 파일을 지정하는 것이다.

탭의 수량은 제한하지 않을 수 있으며, 모든 파일의 탭은 가능한 한 많거나 가늘고, 포함된 정보도 더욱 정확하다.

라벨이 너무 많다면 너무 어지럽지 않을까요? 걱정하지 마세요. 라벨은 찾아보기 보다는 검색엔진의 능력을 믿어야 합니다.

그러나 동의 라벨은 가능한 한 통일을 해야 하며 더욱 정확하게 찾아야 한다는 점이다.

파일의 탭 시스템과 폴더 시스템의 구별은: 폴더 시스템은 지식의 논리로 분류 (예를 들어 회사 파일, 2사 파일, 일반적으로 나무 구조, 파일 테마와 압축 파일을 강조하는 것이다.

라벨 시스템은 지식의 성격으로 분류한다 (예를 들어 계약, 제품 매개 등), 일반적으로 편평구조로 파일 분류와 검색을 강조한다.

파일 태그 는 파일 의 신체적 특징 에 해당 할 수 있다. 그것 은 전문 내용 의 몇 가지 키워드, 파일 의 생성 /수정 시간, 파일 형식, 파일 묘사 등 이다.

하나의 서류는 하나나 여러 개의 다른 탭을 가지고 있으며, 각 탭마다 이 파일의 독특한 지식 정보를 보여 줄 수 있다.

자세한 파일 탭을 통해 폴더의 기본 디렉터리의 기본 디렉터리에 따라 우리가 알고 있는 정보에 따라 빠르게, 정확한 위치는 여러 가지 필요한 파일에 도착할 수 있습니다.

파일의 태그 명칭은 상술한 명칭 원칙에 따라 따를 수 있지만 더 가세하게 할 수 있다.

같은 파일은 다양한 탭 분류를 추가할 수 있습니다.

문서관리는 우리가 효율을 높여 문서의 비축과 지식의 향상을 도울 수 있다.

개인에 대해 사람들은 여전히 다른 개인의 취향과 습관에 따라 문서의 구분을 할 수 있다.

그러나 한 기업에서 당신이 시간을 이용해 파일을 나누면, 나는 유형으로 문서를 나누고, QQ 로 자료를 전달하고, 나는 메일로 자료를 전달하고, 관리가 저효로 변하게 되므로 업무가 복잡하게 된다.

규범, 통일된 문서 관리 제도가 기업에 진정한 가치를 가져다 줄 수 있다.