프로젝트 문서 관리의 방법과 수단

문서 관리는 프로젝트 관리에서 매우 중요하고 기초적인 일환으로 프로젝트 전체의 생명주기에 존재한다.

만약 하나의 항목이 문서 관리가 결핍된다면, 그것은 규범, 표준 프로젝트가 아니다.

문서 관리 는 프로젝트 개발 에서 매우 중요 한 지위 와 상당 한 작업 량, 고품질, 고효율 의 수집, 귀납, 관리, 관리 및 보호 프로젝트 문서 를 향상 프로젝트 관리 수준 과 프로젝트 품질 에 대한 매우 중요 한 의미 이다.

프로젝트 문서 의 생명 주기 는 일반적 으로: 창설, 심사, 배포, 배포, 서명, 압축, 폐지, 복구 등의 환절입니다.

프로젝트 문서를 잘 관리하는 것은 생명 주기를 잘 관리하는 것이다.

그럼 어떻게 프로젝트의 문서 관리를 잘 할 수 있을까?

핵심은 문서를 잘 관리하는 전체 생명 주기에 있다.

생성: 템플릿, 이름, 분류, 권한

새 항목 문서를 만들려면 파일이나 폴더만 새로 지어서는 안 됩니다.

우선 어떤 프로젝트 문서의 창건은 고정된 문서 템플릿을 따라야 하며 내용과 격식의 기본 요구를 충족시켜 문서가 보여야 할 내용을 더 잘 구현할 수 있다.

예를 들어: 문서의 페이지 페이지 페이지 형식, 문서의 디렉터리 스타일과 문서의 글꼴 등을 설정합니다.

각기 다른 문서는 다른 템플릿을 가지고 있으며, 제작자가 다른 문서를 만들 때 어떤 형식의 템플릿을 사용하는지 더 잘 알 수 있다.

문서의 템플릿이 변경된다면 사용자를 제때에 알려 문서의 모형을 관리해야 합니다.

그 다음으로 문서의 명명과 분류도 주의해야 한다.

관리자는 반드시 항목 문서의 명명과 분류의 근거와 요구를 규정하고 사용자가 원하는 파일에 빠르게 위치할 수 있도록 규정해야 한다.

구체적인 명명 방법은 원문 링크를 참고하십시오.

마지막으로 새로 지은 문서 설정 권한입니다.

한 항목 중 같은 작업은 다른 미션 그룹의 여러 인원이 동시에 합작해야 할 수 있기 때문에 권한설정은 반드시 넓고 그룹이 많고 특수한 상황에 대한 특수한 방법으로 대응할 수 있다.

권한관리는 인허가의 권한에 더 믿음직스럽고 정확한 문서를 사용하기 위해 더 복잡한 관리를 늘려야 한다.

심사: 파일을 핵심으로 프로세스를 수립하다

우리는 문서관리의 심사와 전통 OA 의 심사 비준과 달리 근본적인 출발점이 다르다.

문서 관리의 비준은 반드시 문서를 핵심으로 프로세스를 세워야 한다.

파일의 권한 신청이든 파일 회봉이든 모든 조작이 파일 자체를 둘러싸고 있다.

과거 OA 로 이동 과정을 포기하고 메일로 첨부 서류 심사 방식을 전달해 파일을 핵심으로 하는 온라인 프로세스를 채택해 심사를 간단하게 하게 한다.

발표: 통일, 빠른, 정확한 발표 루트

프로젝트 문서의 생성, 수정 등 정보를 빠르게 한 사람당 한 사람에 올릴 수 있습니까? 채널이 관건입니다.

모든 정보는 문서 조작을 둘러싸고 정보의 정확성을 보장한다.

이와 함께 현재 이동 사무의 시대 흐름을 충족시켜야 한다. 웹페이지, APP, 위신, 모두 첫 시간에 정보를 받을 수 있도록 보장해야 한다.

처리: 온라인 미리 보기 및 수정, 버전 제어, 보고서

문서 처리

중량의 중량은 문서를 둘러싸고 세운 모든 표준을 둘러싸고, 요구는 결국 사용하기 위해서이기 때문이다.

프로젝트 문서 사용에서 가장 자주 문제가 발생합니다. 파일을 어떻게 빨리 찾아보고, 파일을 수정하고, 다른 버전의 파일을 어떻게 관리합니까?

검색은 이미 우리가 정보를 찾아서 없어서는 안 되는 수단이다.

구조나무에 따라 한 층씩 찾아보는 것보다 문서의 내용, 속성 등 태그에 따라 파일을 검색하는 것이 무언가 반효가 된다.

강력한 검색은 파일의 측면을 덮어야 합니다. 파일의 이름, 내용, 수정 시간, 수정자, 분류, 사용자 정의 속성, 자세한 검색 조건에 따라 빠르게 필요한 파일을 찾을 수 있습니다.

이때 우리 앞의 서류 분류와 라벨이 상당히 큰 역할을 했다.

이 이동 사무는 점점 보편화되는 시대에 많은 일이 더 이상 시간과 장소의 제한을 받지 않는다.

서로 일치하는 것은 우리도 언제 어디서나 살펴볼 수 있어야 한다.

웹 페이지, 플랫폼이든 핸드폰이든 word, excel 이든 pdf, 인터넷, 각종 파일의 미리보기 수요는 모두 만족해야 한다.

마지막으로 문서의 다른 버전을 관리해야 한다.

한 항목에서 문서가 사용 과정에서 변경되는 것은 흔한 현상이다.

변경된 문서에 가장 좋은 방법은 버전 관리다.

우선 자세한 문서의 변경 로그가 있어야 합니다. 어떤 사람이 언제 문서를 수정했는지, 버전을 비교해서 빠르게 다른 점을 찾을 수 있습니다. 그 다음으로 문서의 최종 판은 사람을 편리하게 사용하고, 역사를 변경할 수 있다면 최종 버전이 나타날 수 있다면 크게 사용원가를 높일 수 있습니다.

낡은 판본에 대해서도 보류해야 한다.

버전이든 버전이든 버전이든 돌이켜 보완된 버전 관리는 모든 파일 버전의 가치를 최대화할 것이다.

배포: 추천, 발표, 구독 등

소식이 발표된 요구와 유사한 것을 배포하고, 한 편으로는 서류 전달의 정확성을 보장하고, 한 편으로는 소식의 타임성을 보장해야 한다.

QQ, 메일을 사용하여 파일을 전달하는 것은 속도가 늦을 뿐만 아니라 파일의 분실과 손상을 초래하기 쉽다.

따라서 서류 배급은 통일, 안전, 빠른 속도를 보장해야 한다.

문서를 나누거나 전통을 대체하는 첨부 형식을 발표하여 같은 플랫폼에서 파일의 빠른 흐름을 실현할 수 있고 다른 인원의 권한을 충족시킬 수 있다.

서명하다

문서가 생성, 수정, 심사 등 여러 과정을 거쳐 최종 원고를 비준받았다.

이미 수정된 표준화 파일은 마음대로 변경하거나 이동하는 것을 허용하지 않는다.

그렇다면 문서의 내용의 정확성과 완정성을 어떻게 확보할 것인가? 한편, 완전한 권한관리를 통해 관계자의 조작을 단속하는 한편 문서의 상태를 통해 문서의 설정에 일정한 조작 제한을 표시해 항목 문서의 관리 수요를 달성할 수 있다.

한편, 최대한 선택해야 한다.

믿을 만한 설비와 시스템에 모든 항목 문서를 저장하고 데이터 백업을 잘 합니다.

하드웨어에 문제가 생기면 빠른 복구 데이터를 계속 할 수 있다.

대기업에 대해서는 분산식 구조를 채택하는 파일 메모리 방식은 좋은 선택이다.

그것은 저장공간이 충분한 공간을 보장할 수 있는 동시에 상당한 완벽한 용재 메커니즘을 가지고 있다.

문서 관리는 이미 프로젝트 관리에서 중요한 업무가 되었고, 그 관리 수준도 점점 프로젝트 관리 수준의 호주 로고가 되었다.

문서 관리 작업은 매우 번거롭고 복잡한 일이며, 필요한 도구와 수단이 부족하면 프로젝트 관리에 큰 문제가 될 것이다.

따라서 우수한 문서 관리 시스템을 선택하는 것은 매우 좋은 선택이다.

Kass 문서 관리 소프트웨어는 국내 최초로 정식 상위권의 문서 관리 시스템으로 기능과 안정에 아주 좋은 체험을 하고 있다.

많은 세계 500대 기업이 장기간 협력하는 사무 관리 소프트웨어다.